Es una de las dudas más comunes entre autónomos que empiezan: ¿mando un presupuesto o una factura? Aunque se parezcan, no son lo mismo ni sirven para lo mismo, y confundirlos puede darte problemas con Hacienda o con el cobro.
En esta guía verás en qué se diferencian, qué valor tiene cada documento y en qué orden se usan.
Qué es un presupuesto
El presupuesto es una propuesta previa: le dices al cliente qué vas a hacer y cuánto le costará, antes de empezar el trabajo. No obliga a pagar; su función es que el cliente acepte y os pongáis de acuerdo en el precio y las condiciones.
Un presupuesto aceptado sí tiene valor: funciona como acuerdo de lo que habéis pactado, y por eso conviene que quede constancia de esa aceptación.
Qué es una factura
La factura es el documento legal que emites después de realizar el trabajo o entregar el producto. Justifica la operación ante Hacienda, es obligatoria y tiene requisitos formales estrictos (numeración, tus datos y los del cliente, base, IVA, retención de IRPF si aplica, etc.).
Mientras el presupuesto es opcional y comercial, la factura es obligatoria y fiscal.
Diferencias de un vistazo
| Presupuesto | Factura | |
|---|---|---|
| Cuándo | Antes del trabajo | Después del trabajo |
| Función | Proponer y cerrar el trato | Justificar el cobro |
| ¿Obligatorio? | No | Sí |
| Valor fiscal | No | Sí |
| Genera pago | No directamente | Sí |
En qué orden se usan
El flujo habitual de un autónomo es sencillo:
- Presupuesto: propones el trabajo y su precio.
- Aceptación: el cliente lo aprueba. Aquí empieza el trabajo con seguridad.
- Trabajo realizado.
- Factura: emites el documento fiscal y cobras.
El punto 2 es el más frágil: si la aceptación es un “vale” por WhatsApp, luego pueden surgir malentendidos. Tener una aceptación clara y con fecha te protege a ti y al cliente.
Cierra bien el primer paso
La factura la controlas tú; el que suele atascarse es el presupuesto: enviarlo, que lo acepten y que quede constancia. Si ese paso es rápido y sin fricción, todo lo demás fluye.
Con Presu360 creas el presupuesto en un par de minutos, el cliente lo acepta con un clic desde el móvil y te queda registrada la aceptación con su fecha. Cuando termines el trabajo, facturar es solo el siguiente paso lógico. Si además quieres repasar cómo montar el presupuesto, tienes la guía de cómo hacer un presupuesto paso a paso.
Conclusión
Presupuesto y factura son dos momentos distintos: primero propones y cierras el trato con un presupuesto; después justificas y cobras con una factura. Usar cada uno en su momento —y dejar constancia de la aceptación— te evita líos y te hace cobrar antes.
